Schlüsselpunkte für ein effektives Dokumentenmanagement nach ISO 9001

ISO 9001 ist ein internationaler Standard für Qualitätsmanagement. Sein Ziel ist es, die Leistung der Organisation zu verbessern und die Kundenzufriedenheit durch Prozessmanagement und Qualitätskontrolle in der gesamten Organisation zu gewährleisten.
Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle bei der Erreichung der Ziele der ISO 9001. Das Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems selbst. Das Dokumentenmanagement umfasst Prozesse und Verfahren zur Erstellung, Aktualisierung, Genehmigung, Verteilung, Aufbewahrung und Kontrolle dieser Dokumente.
 

Zu den grundlegenden Punkten für den Beginn des Dokumentenmanagements gehören:

• Identifikation der erforderlichen Dokumentation: Identifizieren Sie alle Dokumente, die für das Management notwendig sind. Zu den wichtigsten Dokumenten, die das Unternehmen verwalten muss, gehören:
  • Richtlinien,
  • Anweisungen,
  • Arbeitsanweisungen,
  • Pläne,
  • Aufzeichnungen. 

• Erstellung einer Dokumentenhierarchie: Erstellen Sie eine Hierarchie der Dokumentation, die die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Dokumenten berücksichtigt. Beispielsweise können Richtlinien und Verfahren auf einer höheren Ebene angesiedelt sein, während Arbeitsanweisungen auf einer niedrigeren Ebene angesiedelt sein können. Diese Hierarchie hilft dabei, Ordnung und Klarheit in der Dokumentation zu bewahren.

• Definition von Formaten und Stilen der Dokumente: Legen Sie fest, welche Formate und Stile bei der Erstellung von Dokumenten verwendet werden sollen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle Dokumente bestimmte Elemente enthalten müssen, wie Titel, Datum, Version, verantwortliche Person usw. Auf diese Weise wird Einheitlichkeit und bessere Lesbarkeit der Dokumente gewährleistet. 

• Festlegung von Prozessen für das Dokumentenmanagement: Erstellen Sie Prozesse und Verfahren für das Management der Dokumentation. Dies umfasst die Erstellung von Regeln für das Erstellen, Aktualisieren, Genehmigen, Speichern, Verteilen und Archivieren von Dokumenten. Bestimmen Sie, wer für die Durchführung dieser Prozesse verantwortlich ist und welche Verfahren dabei zu befolgen sind.

• Sicherstellung des Zugangs und Kontrolle: Erstellen Sie Mechanismen, um den Zugang zur Dokumentation und deren Kontrolle zu gewährleisten. Legen Sie fest, welche Personen die Erlaubnis zum Lesen, Bearbeiten oder Genehmigen von Dokumenten haben. Stellen Sie sicher, dass Änderungen in der Dokumentation dokumentiert werden und führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um Unstimmigkeiten zu erkennen und zu beheben.

• Schulung und Einarbeitung: Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mit den Prozessen des Dokumentenmanagements vertraut sind und wissen, wie sie mit den Dokumenten arbeiten müssen. 

Management der Dokumentation ist eine entscheidende Komponente eines effektiven Qualitätsmanagementsystems in einer Organisation. Durch das korrekte Management der Dokumentation wird ein systematischer Zugang zu Prozessen und Verfahren gewährleistet, was die Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten verbessert, Konsistenz sicherstellt und die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen gewährleistet.

Das Management der Dokumentation trägt auch zur Aufrechterhaltung der Kontinuität der Organisationsaktivitäten bei und schützt deren Know-how. Durch das effektive Management der Dokumentation kann die Organisation eine Steigerung der Leistung, Transparenz, Verantwortlichkeit und Kundenzufriedenheit erreichen.