Gemba walk

Was ist ein Gemba walk?

Gemba walk, manchmal auch „Gemba Kaizen“ oder „Gemba-Ansatz“ genannt, ist ein Schlüsselkonzept des Lean Management und der japanischen Geschäftsphilosophie, das sich bereits weltweit verbreitet hat. Gemba ist ein japanisches Wort, das mit „Ort des Geschehens“ übersetzt werden kann, und dieser Ansatz konzentriert sich darauf, dass Führungskräfte und Manager Arbeitsplätze und Orte besuchen, an denen Arbeitsaufgaben und -vorgänge stattfinden, um Arbeitsabläufe und Probleme besser zu verstehen und die tatsächlichen Geschehnisse am Arbeitsplatz zu sehen.

Durch die Beobachtung von Arbeitsprozessen können Manager nicht nur ein tieferes Verständnis dafür gewinnen, wie die Arbeit erledigt wird, sondern die Arbeitsprozesse können auch optimiert werden. Darüber hinaus können diese Manager Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, z. B. Prozesse, die nicht effizient ablaufen oder bei denen es mehr Verschwendung gibt als üblich. Mit Gemba Walk kann auch die Qualität der Ergebnisse und die Sicherheit am Arbeitsplatz überwacht werden, d. h. ob die standardisierten und sicherheitsrelevanten Verfahren eingehalten werden, wie die Arbeitnehmer im Sinne der Problemvermeidung arbeiten usw. Gleichzeitig können die Manager auf diese Weise ihren Mitarbeitern direkt im Betrieb zuhören und sich deren Meinungen und Vorschläge anhören.

11 Schritte für einen erfolgreichen Gemba Walk:

1. Definieren Sie das Ziel

• Warum machen wir einen Gemba Walk? Wollen wir die Qualität verbessern, die Kosten senken, die Effizienz steigern oder etwas anderes?
• Auf welchen Prozess oder Bereich wollen wir uns konzentrieren? Seien Sie so spezifisch wie möglich.

2. Stellen Sie das Team zusammen

• Beziehen Sie Personen ein, die einen direkten Einfluss auf den Prozess haben. Dabei kann es sich um Bediener, Techniker, Manager oder Qualitätsbeauftragte handeln.
• Das Team sollte vielfältig sein. Unterschiedliche Perspektiven bringen neue Ideen und Einsichten in das Problem.

3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

• Wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem die Produktion oder die Erbringung der Dienstleistung in vollem Gange ist. Dies vermittelt ein möglichst realistisches Bild des Prozesses.
• Berücksichtigen Sie Arbeitsschichten und Stoßzeiten.

4. Bereiten Sie vor.

• Legen Sie die genaue Route und die zu besuchenden Orte fest.
• Bereiten Sie eine Liste von Fragen vor, die Sie stellen möchten.
• Nehmen Sie die notwendige Ausrüstung mit, z. B. Stift, Papier, Fotoapparat oder Videokamera.

5. Vermitteln Sie das Ziel

• Vermitteln Sie dem Team das Ziel des Gemba Walk.
• Betonen Sie, dass das Ziel Verbesserung und nicht Tadel ist.

6. Beobachten Sie und stellen Sie Fragen

• Achten Sie auf die Details. Nehmen wir alles wahr, was um uns herum geschieht.
• Stellen Sie offene Fragen, die zur Diskussion und zum Austausch von Informationen anregen. Zum Beispiel:
  • „Wie oft treten diese Fehler auf?“
  • „Was würden Sie an diesem Prozess ändern?“
  • „Was sind Ihre größten Herausforderungen?“

7. Notieren Sie Ihre Ergebnisse

• Schreiben Sie alle Beobachtungen und Antworten auf.
• Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Fotos oder Diagramme.

8. Analysieren Sie die Daten

• Sortieren und analysieren Sie die gesammelten Informationen.
• Identifizieren Sie wiederkehrende Probleme und Möglichkeiten.
• Erstellen Sie eine visuelle Darstellung der Daten.

9. Entwickeln Sie Verbesserungsmaßnahmen

• Schlagen Sie auf der Grundlage der Analyse spezifische Maßnahmen vor.
• Beziehen Sie das Team in die Lösungsfindung mit ein.
• Bestimmen Sie die verantwortlichen Personen und legen Sie Fristen fest.

10. Umsetzen und überwachen

• Setzen Sie die vorgeschlagenen Verbesserungen um.
• Überwachen Sie regelmäßig die Ergebnisse.

11. Wiederholen Sie den Gemba Walk

• Der Gemba Walk sollte ein regelmäßiger Bestandteil der Prozessverbesserung sein.
• Durch regelmäßige Wiederholung überwachen wir den Fortschritt und identifizieren neue Bereiche für Verbesserungen, die wir umsetzen können.

Welche Auswirkungen kann ein Gemba Walk auf eine Organisation haben?

Ein Gemba Walk kann sich sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht auf eine Organisation auswirken.

Quantitative Auswirkungen:

• Erhöhte Produktivität - Die Beobachtung von Prozessen während Gemba Walks kann zu Änderungen führen, die die Produktivität erhöhen. Dies kann zu einer messbaren Steigerung des Outputs pro Input-Einheit führen, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkt.
• Kostensenkung - Das Erkennen und Beseitigen von Ineffizienzen trägt direkt zur Kostensenkung bei. Ob es um die Rationalisierung von Arbeitsabläufen oder die Minimierung von Verschwendung geht, die finanziellen Auswirkungen können erheblich sein.
• Qualitätsverbesserung - Gemba-Rundgänge können zu einer verbesserten Produkt- oder Dienstleistungsqualität führen. Höhere Qualität führt oft zu mehr Kundenzufriedenheit, Loyalität und letztlich zu höheren Einnahmen.

Qualitative Auswirkungen:

• Bessere Kommunikation - Gemba-Rundgänge verbessern die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern und fördern eine Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit, was zu einer besseren Teamarbeit und einem positiven Arbeitsumfeld führen kann.
• Engagement der Mitarbeiter - Durch die Einbindung der Mitarbeiter in Diskussionen über ihre Arbeitsprozesse steigt das Engagement. Engagierte Mitarbeiter sind eher bereit, innovative Ideen einzubringen und spüren, wie wichtig ihre Rolle ist.
• Kultur der kontinuierlichen Verbesserung - Gemba-Spaziergänge fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem sie verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen. Diese Kultur kann zu effizienteren Prozessen, weniger Verschwendung und höherer Gesamteffizienz führen.

Beispiele für Verbesserungen, die sich aus Gemba Walks ergeben:

Fertigung

• Geringere Maschinenstillstandszeiten - Bei den Gemba Walks wurden Wartungsprobleme identifiziert, was zu verbesserten Plänen für die vorbeugende Wartung und einer Minimierung der Stillstandszeiten führte.

• Verbessertes Layout der Produktionslinie - Die Beobachtungen in der Werkstatt führten zu einem effizienteren Layout, kürzeren Materialhandhabungszeiten und einem insgesamt verbesserten Produktionsfluss.

Gesundheitswesen

• Verbesserter Patientenfluss - Gemba-Rundgänge im Krankenhaus deckten Engpässe im Patientenfluss auf, was zu Änderungen in der Terminplanung und Ressourcenzuweisung für eine schnellere und effizientere Patientenversorgung führte.

• Verbesserter Prozess der Medikamentenausgabe - Beobachtungen in der Apotheke führten zu einer Neugestaltung des Prozesses der Medikamentenausgabe, wodurch Fehler reduziert und die Genauigkeit insgesamt verbessert wurde.

Büroumgebung

• Straffung des Genehmigungsprozesses für Dokumente - Bei Gemba-Rundgängen im Büro wurden Verzögerungen bei der Genehmigung von Dokumenten festgestellt, was zur Einführung eines effizienteren Genehmigungsworkflows führte.

• Verbesserte Kommunikationskanäle - Direkte Beobachtungen zeigten Kommunikationslücken auf, was zur Einführung besserer Kommunikationsmittel und -prozesse führte.

Einzelhandel

• Optimierter Regalauffüllungsprozess - Gemba-Rundgänge im Einzelhandel zeigten Ineffizienzen bei der Regalauffüllung auf, was zu einem neu gestalteten Regalauffüllungsprozess für eine schnellere und besser organisierte Regalauffüllung führte.

• Verbesserter Kundenservice - Durch Beobachtungen in den Kundenservicebereichen wurden Möglichkeiten zur Verbesserung der Reaktionszeit und der Servicequalität aufgedeckt, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führte.

Dienstleistungen

• Schnellere Auftragsabwicklung - Bei Gemba-Rundgängen im Service-Center wurden Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung festgestellt, was zur Einführung digitaler Tools und Prozessänderungen für eine schnellere und genauere Auftragsabwicklung führte.
• Verbesserter Kundensupport-Workflow - Beobachtungen im Call Center führten zu Änderungen im Kundensupport-Workflow, wodurch sich die Lösungszeiten verkürzten und das Kundenerlebnis verbessert wurde.

Diese Beispiele zeigen, wie der Gemba-Walk spezifische Verbesserungsbereiche identifizieren kann, die zu spürbaren Verbesserungen der Effizienz, Qualität und Gesamtleistung in einer Vielzahl von Branchen führen.

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